Politique de confidentialité

Préambule

Le conseil d’administration du Mouvement SEM (ci-après l’ « organisme ») désire se doter d’une politique dans laquelle il décrit ses pratiques visant à protéger les renseignements personnels et la vie privée des utilisateurs, de ses bénévoles et de ses employés.

Les renseignements personnels que les utilisateurs confient à l'organisme sont indispensables pour la prestation de service ou pour le lien d’emploi. L'organisme reconnait que ces renseignements qu’il a en sa possession sont précieux et il est déterminé à tout mettre en œuvre pour les protéger. Il veut également être le plus transparent possible sur la manière dont sont utilisés et conservés les renseignements en sa possession.

Définitions

Renseignements personnels : Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels que le Mouvement SEM recueille sont uniquement ceux qui sont nécessaires à la prestation des activités et des services de l’organisme ainsi qu’au maintien du lien d’emplois avec ses bénévoles et ses employés. Ces renseignements sont :

- Nom ;

- Prénoms ;

- Date de naissance ;

- Adresse de domicile ;

- Adresse courriel ;

- Numéro de téléphone / télécopieur ;

- Origine ethnique ;

- Langue maternelle ;

- Niveau de scolarité ;

- Revenu annuel ;

- Renseignements sur des déficiences intellectuelles ou cognitives ;

- Renseignements sur le statut social ;

- Renseignements sur le statut matrimonial ;

- Numéro d’assurance social ;

- Numéro d’assurance maladie ;

- Numéro de permis de conduire ;

- Numéro de plaque d’immatriculation de véhicule ;

- Renseignements sur le milieu scolaire ;

- Renseignements sur le milieu de garde ;

- Renseignements à caractère académique ;

- Renseignement sur l’état général de santé ;

- Tout autre renseignement de nature à identifier une personne.

Formulaires et interactivité

L’organisme recueille les renseignements personnels à partir des différents formulaires que les utilisateurs, bénévoles et employés doivent remplir pour être prestataires des services offerts ou pour travailler pour l’organisme. La collecte s’effectue en toute transparence avec le consentement libre et éclairé de l’utilisateur.

Les formulaires utilisés sont les suivants :

- Formulaire de demande de services ;

- Formulaire de demande d'emploi ;

- Consentement à communiquer des renseignements ;

- Formulaire d’autorisation de prise et d’utilisation de photos et vidéos ;

- Formulaire de renseignements – Visites SDA ;

- Formulaire d’autorisation de transport et exclusion de responsabilité ;

- Formulaire d’inscription à l’aide aux devoirs.

L’organisme utilise les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :

- Contact ;

- Gestion du site Web ;

- Suivi des interventions ;

- Évaluer le type de services offerts et les approches d’intervention à privilégier.

Fichiers journaux et témoins

L’organisme recueille également des fichiers témoins et/ou journaux à partir de son site Internet. 

L’organisme utilise des fichiers témoins (cookies) pour analyser le trafic du site Web et optimiser l’expérience du site. Lorsque l’utilisateur accepte l’utilisation des cookies, les données seront agrégées avec toutes les autres données utilisateur. Il s'agit principalement des informations suivantes :

1. Données analytiques anonymes : l’organisme utilise des outils de récupération de données anonymes comme la provenance, le type de navigateur utilisé, le nombre de pages vues, dans le but d'améliorer le site Internet et de mieux servir les utilisateurs.

2. Remarketing (publicité) : Ces données permettent à l’organisme d'afficher de la publicité sur d'autres sites selon les intérêts lors de la navigation sur le site. L’utilisateur peut en tout temps retirer ces informations en suivant la procédure des Règles de confidentialité de Google Analytics. Le recours à de tels fichiers permet à l’organisme d'obtenir des statistiques anonymes sur l'utilisation du site et d'améliorer la qualité du contenu, l'affichage et les performances du site.

Droit d'opposition, de retrait et droits d’accès

La majorité des renseignements recueillis par l’organisme sont essentiels pour qu’il puisse offrir un service aux utilisateurs. Si l’utilisateur refuse de les fournir ou demande leur retrait, il peut être difficile, sinon impossible d’établir, de maintenir une prestation de services à son égard ou une relation d’emploi.

L’organisme s’engage à offrir aux utilisateurs un droit d'opposition et de retrait quant à leurs renseignements personnels. Le droit d'opposition s'entend comme étant la possibilité qui est offerte de refuser que les renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte de ceux-ci.

Le droit de retrait quant à lui, s'entend comme étant la possibilité qui est offerte de demander que ses renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.

En ce qui a trait au droit d’accès, l’organisme s’engage à reconnaître un droit d'accès et de rectification aux personnes concernées désireuses de consulter, modifier, voire radier les informations les concernant.

Conservation des données

Tous les renseignements personnels colligés sont conservés dans un environnement sécurisé.

Le personnel et ses mandataires sont tenus de respecter la confidentialité des informations.

L’organisme met en place des mesures de sécurité et de gestion des accès adéquats, utiles et nécessaires selon le niveau de sensibilité des renseignements traités. Seules les personnes devant avoir accès aux renseignements dans le cadre de leur fonction peuvent le faire.

L’organisme maintien un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité des transactions.

Utilisation des données

En respect des lois applicables, l’organisme indique clairement les fins pour lesquelles les

renseignements sont recueillis et demande le consentement de l’utilisateur pour en faire usage.

L’organisme devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d’autres fins des

renseignements déjà recueillis.

Les personnes travaillant pour l’organisme sont tenues de respecter la confidentialité des

informations que l’organisation possède. Seules les personnes dûment autorisées peuvent consulter les renseignements personnels et cela uniquement dans le cadre de leur travail. Toute personne autorisée à consulter les renseignements personnels est tenue de respecter des règles de confidentialité strictes contenues dans le Code d’éthique des employés et bénévoles de Mouvement SEM.

Déclaration d’incident

L’organisme s’engage à informer les usagers en cas d’incident affectant la protection des

renseignements personnels.

Liens avec d’autres sites

Le site Internet de l’organisme propose des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique, mais à celle du site externe.

L’organisme n’est pas responsable du contenu de ces sites et ne les endosse pas et ne peut être tenu responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la navigation et de l’utilisation de ces sites.

Personne contact

Pour pouvoir exercer les droits énoncés à la présente politique ou pour toutes autres informations, vous pouvez devez contacter la personne responsable de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels de l’organisme :

Olga Boilard, Directrice, administration et finances

368, rue Laurier, Saint-Jean-sur-Richelieu, QC J3B 6L3

Courriel : direction@mouvementsem.com

Téléphone : 450 348-0209